Voiture de fonction - Budget entretien : les bonnes pratiques pour l’optimiser

Redémarrer des véhicules de fonction après une immobilisation de plusieurs semaines, comme ce fut le cas durant le premier confinement, avec parfois la nécessité de remplacer les batteries sur les plus anciens modèles du parc ; réaliser par ailleurs les vidanges, remettre à niveaux les liquides, jeter un œil à l’état des pneus, faire vérifier les amortisseurs et le système de freinage, entre autres missions, mais aussi gérer les pannes mécaniques et anticiper les contrôles techniques, cela fait partie des aspects quotidiens au sein des flottes automobiles. Et tout cela a un coût. En France, la part du budget maintenance équivaut en moyenne, poste pneumatique compris, à près de 20 % du TCO (Total cost of ownership) d’une entreprise. Une part conséquente mais somme toute maîtrisable, voire allégeable par de bonnes pratiques.

Conseils d’ordre général pour minimiser les dépenses d’entretien

Fabrice de Margerie est le Directeur du département Opérations et Informatique d’Alphabet France. Alphabet, avec Arval, ALD Automotive et Athlon pour ne citer qu’elles, est l’une des principales enseignes de la location longue durée (LLD) sur le marché français. À ce titre, elle est aussi l’une de celles qui observent et connaissent le mieux le quotidien des flottes d’entreprises et d’administrations. Rappelons que la part des véhicules d’entreprise détenus dans le cadre d’une location longue durée frôle actuellement les 60 %.

À ces clients professionnels, Fabrice de Margerie suggère plusieurs axes de travail pour optimiser le budget maintenance de leur flotte. Selon lui, il est avant tout primordial de "choisir le véhicule adapté à l’usage et aux nécessités de mobilité des conducteurs, ceci pour éviter le vieillissement prématuré des pièces d’usure."

Il est par ailleurs fondamental "d'inciter les conducteurs à bien suivre le programme d’entretien des véhicules mis à leur disposition, de les responsabiliser quant au véhicule qui leur est confié et de les inciter à faire effectuer les éventuelles réparations nécessaires en cours de contrat."

Entretien programmé ou imprévu : focus sur les pratiques spécifiques

Rester attentif au kilométrage, signaler aussitôt un problème mécanique naissant (jeu dans la direction, bruit moteur anormal, etc.) sur le véhicule et respecter le calendrier initial, c’est justement tout l’intérêt des révisions mécaniques programmées, que les entreprises aient fait le choix d’acheter leurs véhicules ou de les louer. Assez logiquement, plus les dates de révisions sont respectées et moins l’état des véhicules aura tendance à se dégrader, et donc moins le budget maintenance sera susceptible d’être alourdi.

Parallèlement, en cas de réparation imprévue (bris de glace, batterie à plat, crevaison, etc.), il est conseillé, comme le fait par exemple Alphabet, de "privilégier quand cela est possible la réparation sur place, cela afin d’éviter toute rupture de mobilité pour le conducteur".

Les réseaux de réparation indépendants spécialisés dans l’entretien auto, tels que Norauto, Point S ou encore Carglass, font partie de ces prestataires amenés à intervenir directement sur site dans le cadre de partenariats conclus avec les flottes. L’idée est de permettre à celles-ci de maintenir le rythme de leur activité. À la clé surtout, des dépenses d’entretien moindres qu’elles pourraient l’être lors d’une immobilisation de plusieurs heures ou de plusieurs jours dans un atelier mécanique.

Un même impact financier pour une PME que pour un grand compte ?

Pour Raphaël Rousset, dirigeant-fondateur de Mobilease, cabinet de conseil indépendant spécialisé dans la réduction des coûts des flottes automobiles, l’impact budgétaire de l’entretien courant et des réparations imprévues sur le TCO "va surtout dépendre de l’organisation interne de l’entreprise et de son niveau de maturité sur la gestion d’un parc. Plus que la taille de la structure, c’est l’attention que va porter l'employeur à l’entretien des véhicules qui va être déterminant".

"Il est évident", concède toutefois cet expert, "que plus la taille de la flotte est importante et plus la facture maintenance peut être élevée, mais des solutions existent" pour limiter la note, assure le patron de Mobilease, et d’illustrer son propos en confirmant que "des accords peuvent être mis en place avec les réseaux de réparation".

La gestion des réparations imprévues, plus globalement la gestion des sinistres (accidents) et celle des frais de restitution (à l’issue des contrats de LLD), parfois lourds, pèsent à l’évidence dans le budget maintenance d’une entité économique. Ce sont d’ailleurs sans surprise quelques-uns des sujets qui reviennent régulièrement dans les échanges avec la clientèle "car les arbitrages ne sont pas toujours simples à effectuer pour les entreprises, en particulier pour les TPE/PME qui n’ont pas systématiquement une organisation dédiée à la flotte et qui, de ce fait, sont en attente de conseils et d’accompagnement sur ces thématiques", souligne Raphaël Rousset.

Des dépenses allégeables grâce à la télématique et à l’écoconduite ?

Dans cette quête d’optimisation des coûts d’entretien, toutes les idées seraient en fait bonnes à prendre. Ainsi, les flottes (en particulier celles qui possèdent plusieurs centaines de véhicules) sont par exemple assez tentées de recourir à la télématique. Près de 30 % d’entre elles sont d’ailleurs à ce jour équipées de ces logiciels. L’investissement dans des outils de suivi de flotte, tels que ceux développés par Masternaut, Ocean, Webfleet ou encore Gac Technology, permettrait de réaliser là encore de précieuses économies sur le coût d’exploitation d’un parc de véhicules.

En outre, de plus en plus de flottes privilégient avant tout le bon sens et développent les formations à l’écoconduite. Le porte-parole d’Alphabet recommande de promouvoir la sensibilisation à cette pratique auprès des conducteurs. Comme lui, la plupart des observateurs des flottes automobiles, qu’ils soient loueurs, compagnies d’assurance ou sociétés de conseils, sont convaincus en effet que l’écoconduite, technique basée sur une souplesse de roulage et des accélérations moins brusques, réduit non seulement les dépenses en carburant, mais aussi la facture d’entretien entre 10 et 20 %. Cela représenterait parfois "plusieurs milliers d'euros d’économisés sur toute la durée de vie du véhicule en tenant compte uniquement de l'usure des pneumatiques et des freins", illustre de son côté le ministère de la Transition écologique.

Un suivi régulier valorise l’image et préserve la sécurité des conducteurs

Si la recherche de solutions pour maîtriser toujours mieux le budget maintenance est un leitmotiv chez les flottes, le fait d’entretenir régulièrement les véhicules de fonction et de les conserver en parfait état de marche s’avère en outre bénéfique sur le plan de l’image. Ainsi, une voiture à la carrosserie bosselée, à l’éclairage défectueux et aux disques de freins aussi bruyants que creusés sont quelques-uns des dommages susceptibles d’avoir un impact négatif sur la réputation de l’entreprise, aux yeux des clients et des futurs collaborateurs.

Un suivi attentif de l’entretien de la flotte contribue par ailleurs - et c’est l’un des effets indirects à retenir - à réduire le nombre d’accidents de la route dus à des problèmes mécaniques, et donc à préserver au maximum l’intégrité physique des conducteurs salariés lors de leurs trajets domicile-travail ou purement professionnels.